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Indicadores de gestión para centros de entrenamiento personal y pilates

El control del estudio de entrenamiento personal y/o pilates es una de las preocupaciones más importantes después de la obtención y atención de clientes para los gestores. Pero para poder hablar de este contexto de control del centro deberíamos remitirnos al plan estratégico corporativo, porque al final lo que realmente estamos controlando es si estamos yendo por el camino adecuado para poder llegar a nuestra meta que está descrita en él.

Como en el relato de Alicia en el país de las maravillas, cuando Alicia le pregunta a gato de Cheshire: “… ¿podrías decirme, por favor, qué camino debo seguir para salir de aquí? Esto depende en gran parte del sitio al que quieras llegar, le dijo el Gato. No me importa mucho el sitio…, dijo Alicia. Entonces tampoco importa mucho el camino que tomes, dijo Gato…”.

La importancia de tener unas metas de forma escrita te ayudará a orientarte a la consecución de dichos objetivos y trazará un camino adecuado para poder llegar de una manera rápida y eficaz.

Un esquema básico para la creación de una planificación estrategia es la siguiente:

En esta línea, el trabajo se inicia definiendo una misión, visión corporativos a los cuales se quiere llegar y unos valores en los que nos apoyaremos y que regirán, por ejemplo, la relación con el cliente, o la forma de actuación. A continuación, se desarrollará un análisis del entorno de la propia empresa en el momento actual, (se ha de saber desde qué punto se parte para llegar a la meta) y se concretarán una serie de objetivos generales alineados con la misión, visión y valores antes citados.Estos objetivos son medibles y se desglosan en varios objetivos estratégicos concretos.

El camino, con las acciones concretas para poder cumplir los objetivos estratégicos se contemplan en el plan Anual, es decir, qué acciones tengo que realizar este año para poder cumplir con los objetivos estratégicos (algunos ejemplos son: objetivos económicos: obtener xx € anuales de facturación. Objetivos Atención al cliente: obtener una valoración de 8 sobre 10 en la encuesta anual de satisfacción, etc.).

Para saber si se están alcanzando o no, esta serie de objetivos, se fijan los indicadores de gestión. Estos, nos sirven de referencia y nos aportan información para comprobar si existen desviaciones sobre los resultados esperados, detectarlo a tiempo, y aplicar las correcciones adecuadas en el cumplimiento de los objetivos estratégicos.

Los Indicadores

Para dar validez a los indicadores y poder estudiarlos se realizará un seguimiento mensual continuo de los mismos. Los indicadores son una parte del control de esta planificación estratégica y deben estar integrados en ella. Los indicadores por sí mismos no tienen sentido, solo es una herramienta de control y comparación con los resultados propios y los de otros centros.

En la dirección de centros deportivos y estudios, es necesario analizar diferentes elementos para controlar y medir el resultado de la gestión. La recogida de información es básica para poder tomar decisiones que ayuden a mejorar los resultados. Ya te adelanto que la información que arrojan los resultados económicos es fundamental, pero no es suficiente para poder gestionar de una forma eficiente.

Teniendo presente que “no se puede gestionar lo que no se puede medir” te propongo algunos indicadores que te aportarán una fotografía del estado de tu estudio. Estos indicadores se compararán con los mismos del año anterior y con las referencias fijadas en el plan anual. En caso de no tener un histórico de referencia por inicio de la actividad o porque no los has tenido en cuenta antes, la recomendación es que se inicie lo más rápido posible la toma de datos.

Inversión de captación

Vayamos desde el principio. Lo habitual cuando se inicia la explotación de un estudio o se lanza un nuevo servicio, suele ser comunicarlo a tu entorno mediante la realización de publicidad, bien sea online u offline. En esta línea lo adecuado es fijar unos objetivos para poder calcular la regresión de la inversión y estimar con posterioridad, si la publicidad ha obtenido los resultados esperados.

Así que un primer indicador será la relación entre lo invertido y cuántos clientes espero que vengan a pedir información de los servicios después de realizar esta acción. Para este cálculo se contabilizarán todas las personas que vengan a solicitar información en el mes o en la duración de la campaña en concreto, independientemente de si han sido socios anteriormente o si se dan de alta el mismo día de la solicitud de información.

Conversión

Continuando con la identificación de indicadores, el siguiente lo podemos encontrar en la evolución del proceso comercial. Es decir, primero, con la publicidad se ha provocado que vengan clientes a solicitar información y en segundo lugar, debemos saber cuántas de esas solicitudes de información se han convertido en clientes reales y han formalizado su inscripción. Este % nos será de utilidad para saber cuántos clientes debo atraer para alcanzar los objetivos de venta.

Por ejemplo: si vendo cuotas de 60€ y tengo un cierre del 50% sobre las personas que vienen a pedir información, y mi objetivo es llegar a facturar 3.000€, necesitaré realizar las acciones de comunicación suficientes para atraer a 100 potenciales clientes que me permitan llegar a ese objetivo. Y que estas acciones supongan una inversión encuadrada en el plan económico de empresa.

Dos referencias que debemos tener en cuenta para poder hacer las promociones adecuadas en relación con lo anterior es conocer cuál es el precio mínimo de venta (el precio mínimo por el que podemos vender aquello que ofrecemos para no perder dinero y no “liarnos” con las promociones de captación) y la cuota más rentable (aquella que por el número de usuarios y recursos destinados genera un mayor ingreso neto en la cuenta de resultados. Si conozco cuál es la más rentable podré dirigir a los potenciales clientes hacia esta). Esto como tal no son indicadores, pero es muy importante tenerlos presentes.

Asistencia y permanencia

Una vez se han realizado la venta se pasaría a la fidelización del cliente, así, dos indicadores que nos hablan de este capítulo son la media de asistencias semanales y los meses de permanencia en el servicio. Vayamos con la primera, media de asistencias semanales: indicador que aporta información sobre las veces que los clientes utilizan las instalaciones. A mayor ratio de uso, mayor fidelización, dado que se entiende que hay una mayor adherencia a la práctica deportiva o al uso de los servicios de la instalación.

Un buen objetivo en este indicador es que el cliente asista entre 8 y 10 veces al mes. En cuanto a los meses de permanencia, especificar que, es un indicador que aporta información sobre el número de meses que los socios están como activos y por ende de su fidelización. Es interesante vincular este parámetro a las diferentes cuotas para poder observar cuál es en la que más tiempo están los socios.

Para su cálculo hay aplicaciones informáticas de gestión que lo calculan directamente. En caso de no disponer de ella se realiza una media de permanencia en meses de todos los clientes que han estado o están en el estudio, mediante el cálculo del tiempo total en meses que ha permanecido un socio en la instalación hasta la fecha de hoy (para aquellos socios que siguen de alta) dividido entre el número de socios totales que ha tenido el centro hasta la fecha.

Hay muchos indicadores, tantos como se necesiten para realizar una gestión inteligente. En este artículo te aporto algunos de ellos, un pequeño bocado. Ahora bien, estos, o los que selecciones para tu control, se deben medir y comparar como mínimo mensualmente, de este modo te aportarán la información necesaria para la toma de decisiones sobre: sustitución de un servicio, potenciación de un área o departamento, formación o reciclaje de tu equipo, etc., en definitiva de ayudarán a conseguir tus objetivos empresariales.

 

 

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